ÖZLÜK DOSYASININ KAPSAMI VE DELİL NİTELİĞİ

Bu yazıda özlük dosyası, kapsamı, delil niteliği hususu kısaca incelenecektir. Öncelikle özlük dosyası kavramını inceleyelim.

Özlük dosyası, İş Kanunu’na göre işçinin işe girerken teslim etmesi gereken belgeler ile çalışacağı süre boyunca ıslak imzalı bordrolar dahil işçinin çalışması ile ilgili tüm evrakları kapsayan ve işveren tarafından bulundurulması gereken dosyadır. İş Kanunu madde 75’e göre; İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İlgili maddenin devamında saklama ve gösterme yükümlülüğü ile ilgili “İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.” belirtilmektedir. Özlük dosyası sadece işe girerken toplanması ve teslim edilmesi gereken belgelerden oluşmamaktadır. Bunun yanında özlük dosyasının içinde bulundurulması gereken belgelere aşağıda değineceğiz.

Özlük Dosyası Bulundurma Zorunluluğu

Her işveren açısından personel özlük dosyası tutmak zorunludur. İşverenler her bir çalışan için ayrı ayrı personel özlük dosyası tutmalıdır. Personel özlük dosyasının hazır bulundurulmamasının müeyyidesi idari para cezasıdır. Özlük dosyasının ne kadar süre saklanması gerektiği hususunda İş Kanunu’nda belirli bir süre öngörülmemiştir. Ancak çeşitli mevzuatlarda bazı süreler öngörülmüştür: 5510 sayılı kanununa göre on yıl, SGK mevzuatına göre on yıl, Türk Ticaret Kanunu’na göre on yıl, İş Sağlığı ve Güvenliği mevzuatına göre on beş yıl, özlük dosyalarının saklanma zorunluluğu vardır.

Özlük Dosyasını Hukuka Uygun Kullanma ve Açıklamama Yükümlülüğü

Hukuka uygun kullanım yükümlülüğü dürüstlük kurallarına uygun kullanımı da kapsamaktadır. Hukuka uygun kullanım yetkili memurlara gösterilmesi ve mahkeme/hakim kararıyla belgelerin sunulmasını kapsar. Bu durumun dışında işveren, genel hukuk kuralları ve dürüstlük kuralları çerçevesinde haklı yararı bulunduğu takdirde özlük dosyasını kullanma yetkisine sahiptir. İşverenin kullanma yetkisini sınırlayan en önemli husus ise açıklamama yükümlülüğünde bulunmasıdır. İşçinin bilgilerin paylaşılmamasını istemesi tek başına açıklamama yükümlülüğünü doğurmaz. Burada önemli olan husus açıklandığı takdirde işçinin, kişiliği hakkında kötü bir izlenim oluşturma olasılığının bulunması, haklı çıkarının zarar görmesi veya zarar görme tehlikesi yaratmasıdır. Açıklamama yükümlülüğü kapsamında kalan tek hal mahkemece istenen durumlardır.

Özlük Dosyasının Hukuki Delil Niteliği

Özellikle iş hukuku alanında çıkan uyuşmazlıklarda, özlük dosyasında bulunan belge ve kayıtlar önemli bir delil niteliğindedir. Somut olaylara göre her iki taraf için de delil niteliği lehe ve aleyhe olarak değişebilir.

‘’… İmzalı ücret bordrolarında fazla çalışma ücreti ödendiği anlaşılıyorsa, işçi tarafından gerçekte daha fazla çalışma yaptığının ileri sürülmesi mümkün değildir. Ancak, işçinin fazla çalışma alacağının daha fazla olduğu yönündeki ihtirazi kaydının bulunması halinde, bordroda görünenden daha fazla çalışmanın ispatı her türlü delille söz konusu olabilir. Buna karşın, bordroların imzalı ve ihtirazi kayıtsız olması durumunda dahi, işçinin geçerli bir yazılı belge ile bordroda yazılı olandan daha fazla çalışmayı yazılı delille ispatlaması gerekir. Bordrolarda tahakkuk bulunmasına rağmen bordroların imzasız olması halinde ise, varsa ilgili dönem banka ve tüm ödeme kayıtları celp edilmeli ve ödendiği tespit edilen miktarlar yapılan hesaplamadan mahsup edilmelidir…’’

(Yargıtay 9. HD, 2021/7105 E. 2021/11870 K. 15.9.2021 T.)

“…Davacı işçi kullanmadığı yıllık izin sürelerine ait ücretleri talep etmiş mahkemece davacının imzasını taşıyan yıllık izin defteri sunulamadığı gerekçesi ile istekle ilgili hüküm kurulmuştur. Dosya içinde bulunan yıllık ücretli izin defteri işveren onaylı olmakla birlikte davacının imzasını taşımamaktadır. Ancak; izin defteri ekinde yer alan davacının imzasını içeren izin talep dilekçelerinde davacı işçi hangi yıla ait kaç gün izin kullanmak istediğini belirtmiş davalı işveren yetkilileri ile belediye başkanı tarafından izin kullanmasının onaylandığı anlaşılmıştır…’’

(Yargıtay 9. HD 2017/13477 E. 2020/48 K. 13.01.2020 T.)

Yukarıdaki iş davaları kararlarından da anlaşılacağı üzere özlük dosyasında bulunan birçok belge, davanın seyrini değiştirecek mahiyette delil niteliği taşıyabilmektedir.

Özlük Dosyasında Bulunan Belgeler

Personel özlük dosyası, sadece işe girerken istenilen bir belge değildir. İşe girişin yanı sıra, işçinin çalıştığı süre boyunca aldığı izinler, raporlar, resmi evraklar, ihtar veya disiplin cezaları da bu rapor içerisine eklenir. Bunun yanında genel hatlarıyla ele alacak olursak işe başlamadan alınan evraklar, işçinin işe devam ettiği sürece alınan evraklar, işçinin işten çıkması durumunda alınacak evraklar, işin niteliği itibariyle eklenecek evraklar ve işçinin kişisel özelliğine göre alınacak evraklar şeklinde gruplara ayırmamız mümkündür.

1.    İşe Başlamadan Alınan Belgeler
•    Özgeçmiş
•    İş başvuru formu
•    2 adet vesikalık fotoğraf
•    Nüfus cüzdanı fotokopisi
•    Nüfus kayıt örneği
•    İkametgâh belgesi
•    Diplomaların fotokopisi
•    Adli sicil kaydı
•    Sağlık raporu
•    İş sözleşmesi / Hizmet sözleşmesi
•    Evli personelin evlilik cüzdanı fotokopisi
•    Evli personelin eşinin ve varsa çocukların nüfus cüzdanı fotokopileri
•    Erkek çalışanlar için askerlik durum belgesi
•    SGK işe giriş bildirgesi
•    Kan grubu kartı

2.    İşe Devam Süresinde Alınan Belgeler

•    İş sağlığı ve güvenliği eğitimi ve bu yöndeki yasal hak ve sorumlulukların anlatıldığını gösteren belgeler
•    Çalışanlar ile ilgili tüm resmi yazışmalar
•    İş kazası raporları
•    Geçici transfer için çalışanın onay belgesi
•    Yıllık ücretli izin, ücretsiz izin, ücretli izin belgeleri
•    Annelik izni, istirahat ve iş göremezlik raporu
•    Tutanaklar, uyarılar veya diğer disiplin cezaları
•    Hastalık izni ve iş göremezlik raporları
•    İmzalı bordrolar ve ödeme makbuzları
•    Performans değerlendirme formları
•    Ücretin kesilmesi ve neden belgesi
•    Ücret artışı, terfi yazısı, transfer bildirimi gibi ilgili yazılar

3.    İşten Çıkma Durumunda Alınacak Belgeler

•    İstifa dilekçesi
•    Kıdem tazminatı ve ihbar tazminatı bordroları
•    SGK kayıt silme-işten ayrılma bildirimi
•    İbraname
•    Haklı fesih sebebi olması durumunda delil evrak
•    Noterden gönderilen bildirimler
•    Hizmet belgesi
•    İhbarname
•    Fesih bildirimi

4.    İşin Niteliği İtibariyle Alınacak Belgeler

•    Çalışanların vardiya halinde çalışması durumunda çalışma saatlerini gösteren vardiya çizelgesi
•    Periyodik yapılması gereken tıbbi sağlık raporları
•    Ağır ve tehlikeli işlerde çalışanlar için bilgi listesi
•    Çalışan fazla mesai onay belgesi 
•    Herhangi bir ekipmanın çalışanlara teslim edildiğine dair zimmet belgesi
•    Sürücü olarak çalışanlar için sürücü belgesi 
•    İşin niteliğine uygun tıbbi muayene raporları

5.    Kişisel Özelliğe Göre Alınacak Belgeler

•    Çalışanların teşvikten yararlanması durumunda teşvik belgesi
•    Engelli ise sakatlık raporunun aslı veya kopyası
•    18 yaşın altındaki çalışanlar için ebeveyn onayı
•    Yabancılar için çalışma izni kartı veya çalışma izni fotokopisi
•    Gelir İdaresi Başkanlığı'ndan engellilik ödeneği alan çalışanlar için yazılı onay
•    Eski hükümlü, terör mağduru veya engelliler için İŞKUR başvuru kayıt belgesi

Sonuç olarak, özlük dosyası, işçiye ve işe ait tüm bilgileri kapsayan, aynı zamanda hukuki delil niteliğini haiz olan belgeler bütünüdür.